SK 서린사옥에서 본 스마트 오피스 by 액티유

공유 좌석제와 공유 오피스

스마트 오피스를 시행하는 기업들이 가장 먼저 고려하는 시스템은 바로 공유(자율 또는 변동) 좌석제이다.

보통 흔히 표현하는 공유 오피스는 건물을 여러 개의 작은 공간으로 나눠 입주자에게 사무 공간을 재임대하는 시스템으로 공유 좌석제와는 엄연히 다른 개념이다.

공유 오피스의 대표 기업, WeWork

공유 좌석제는 지정된 개인 자리가 없이 매일 출근 때마다 각자가 업무를 볼 자리를 선택하는 방식이다. 직원 입장에서는 자신이 일하고 싶은 자리를 선택해서 앉을 수 있는 것이 가장 큰 장점이다.

기업 입장에서는 모든 직원의 좌석을 확보할 필요 없어 부동산 비용을 줄이거나 여분의 공간을 다른 용도로 활용할 수 있게 된다.

공유 좌석제의 유례와 한국의 첫 시도

핫데스킹이라고도 불리는 공유 좌석제는 보수적인 분위기에서 혁신이 나올 수 없다는 실리콘밸리의 문제의식에서 나왔다. 핫데스킹(Hot Desking)이라는 용어는 잠수함 등에서 공간 절약을 위해 침상 하나를 여러 명이 돌아가며 쓰도록 하는 해군 관행을 뜻하는 핫 래킹(Hot Racking)에서 유래했다.

우리나라에서는 공유 좌석제가 대기업을 중심으로 최근부터 구축되기 시작했기 때문에 아직까지 이러한 시스템의 실험 단계라고 볼 수 있다.

하지만 이보다 앞서 일찍이 공유 좌석제는 시도되었다. 1980년대 후반 근로자의 외근이 많은 한 국내 기업에서 공간을 더 효율적으로 사용하기 위해 공유 좌석제를 도입하였다. 하지만 당시에는 실시간으로 업무를 반영할 수 있는 디바이스와 인터넷 인프라가 뒷받침되지 못해 확산되지는 못했다.

SK 서린 사옥의 스마트오피스에 설치된 액티유 PRISMA 시리즈

IT 기술과 결합한 스마트 오피스

SK이노베이션은 서울 종로 서린동 사옥에 새로운 스마트 오피스를 구축하였다. 앞서 언급한 바와 같이 과거에 시도되었던 공유 좌석제의 문제점을 극복하기 위해 많은 변화를 시도하였다.

출근을 하게 되면 스마트폰과 키오스크로 먼저 자신이 근무할 자리를 선택할 수 있다. 자리 예약 시스템은 연속으로 이틀까지만 같은 자리를 선택할 수 있기 때문에 공유 좌석제의 취지에 맞게 다양한 좌석을 사용하도록 유도한다.

자리를 선정하고 난 뒤에는 각 자리마다 있는 전자 이름표에 자동으로 이름이 표시된다. 전자 이름표는 최근 대형 마트 등에서 사용되고 있는 ESL(Electric Shelf Label)과 같이 전력 소모가 매우 낮은 전자 잉크로 표시된다.

사각형 구조로 배치된 SK 서린빌딩의 회의실(좌) / 필요에 따라 폴딩 후 보관할 수 있는 액티유 TALENT 테이블(우)

회의실은 예약 시스템을 갖추었고, Paperless Office를 구현하기 위해 전자 칠판과 블루투스 동글 등을 지원하여 출력물 없는 회의와 보고가 가능하도록 하였다.

독립된 업무 공간을 위한 SK 서린 사옥의 액티유 LINK 파티션 시스템

스마트 오피스는 대게 오픈 스페이스 컨셉으로 구성되기 때문에 업무에 따라 소음 차단과 집중을 위한 별로의 독립된 공간이 필요하다. 그래서 각지고 딱딱한 분위기의 파티션 시스템을 기피하면서도 창의적인 레이아웃 구성이 가능한 육각형 모듈의 워크스테이션 LINK를 접목하였다.

공유 좌석제와 문화 그리고 밀레니얼 세대

기업들이 공유 좌석제를 도입하면서 가장 기대하는 변화는 수평적인 조직 문화와 창의적인 커뮤니케이션의 활성화일 것이다. 몇몇 관계자들은 사무실이 바뀌고 책상이 바뀐다고 오랜 세월동안 바뀌지 않았던 문화가 하루아침에 바뀌지는 않는다 말한다. 또한 많은 설문에서 공유 좌석제의 비효율성에 대한 응답을 보여주고 있다.

하지만 수평적이고 공정하며 능력으로 평가 받기를 원하는 밀레니얼 세대의 새로운 시대적 요구에 발맞추기 위해서 스마트 오피스는 선택이 아닌 필수적인 변화라고 볼 수 있다.

작성_오름앤컴퍼니