스마트 오피스란 무엇일까?

스마트 오피스(Smart Office)란 무엇인가?

새로운 오피스 패러다임으로 스마트 오피스에 대한 이야기가 많이 대두되고 있다. 각 기업들은 좀 더 나은 기업 문화와 생산성 향상을 목표로 스마트 오피스 트렌드에 대응해 나가기 위해 고군분투 중이다.

여기서 짚고 가야될 부분으로, 스마트 오피스는 단순히 스마트폰, 태블릿 PC를 사용한다고 해서 실현되는 것은 아닐 것이다. 소통과 신뢰를 기반으로 새로운 문화로서 접근하는 근본적인 이해가 필요해 보인다.

스마트 워크라고 하면 떠오르는 모습은 스마트폰이나 태블릿 PC 등으로 메일을 확인하고 회신하고, 어떤 회사에서는 인트라넷에 접속해서 품의서, 보고서를 작성하고 결재를 하는 모습일지도 모르겠다. 더 나아가서는 시간과 장소에 구애받지 않고 업무를 처리하는 모습이다.

집이 아닌 공간에서 일을 하는 것은 흔한 모습이 된지 오래다.

모바일 오피스(이동/현장근무), 홈 오피스(재택근무), 스마트워크 센터(원격 사무실) 등이 스마트 워크의 대표적인 유형이라고 볼 수 있다.

이러한 업무 환경과 생활의 변화를 가져온 것은 IT기술과 인프라의 발달을 통해 디바이스의 크기가 간소화 하여 휴대성이 증가한 것이 한 몫 하였다.

가방 안에 업무를 볼 수 있는 모든 디바이스를 넣고 다닐 수 있어 어디서든 일을 할 수 있게 되었다.

현재 이루어지고 있는 이러한 시도들은 이미 미국에서는 1980년대부터 시작되었으며 이미 많은 기반을 바탕으로 행해지고 있는 업무 형태이다. 이런 업무 방식의 변화는 '사무실이 내가 일하는 곳'에서 '내가 일하는 곳이 사무실'이라는 인식의 변화가 생겨나고, 바로 '스마트 오피스'의 개념이 사작된 것이다.

그렇다면 스마트 워크에는 어떤 장점이 있을까?

직원은 하루에 정해진 업무 시간을 보다 탄력적으로 사용할 수 있기 때문에 육아나 자기 개발 등 시간을 활용 할 수 있고 기업은 사무공간이나 관리 및 운영 비용의 절감효과를 얻을 수 있다.

반면, 스마트 워크의 단점과 부작용은 어떤 것이 있을까?

먼저 모든 직군에 적용하기 어려워 형평성에 논란이 있을 수 있다. 업체 및 타 부서와 협업이 많은 직군, 생산 관련 직군에게는 스마트 워크를 적용하기 어렵기 때문이다. 그리고 관리의 사각지대에 놓이는 직원들이 나타날 수 있다. 눈에 보이지 않는 직원을 관리하는 일은 쉽지 않기 때문이다.

그래서 스마트 워크를 효율적으로 적용하기 위해서는 구성원들의 신뢰와 이해를 바탕으로 검증된 프로세스 와 통제 매뉴얼 등이 마련되어야 한다.

스마트 워크, 스마트 오피스는 일종의 인사관리 방법으로서 사무 공간에 대한 재해석이기 때문에 비지니스의 특성, 조직 문화의 적합한 제도 도입이 수반되어야 하며 충분한 교육과 테스트를 통해 가장 현실적인 부분부터 선별적으로 도입을 고려하는 것이 좋은 방안이 될 것이다.

스마트 시대에 접어들면서 어떤 변화가 일어나고 있는지 살펴보면,

1. 데스크탑 PC에서 노트북과 태블릿 PC로 업무량의 이동

2. 클라우드 시스템, 사내 인트라넷, 그룹웨어 등으로 인해 페이퍼 워크의 최소화

3. 종이 문서가 사라지며 서랍, 수납 공간의 최소화

4. 휴대성이 뛰어난 스마트 기기 및 배선의 간소화

위와 같은 변화로 인해 사무 환경에도 변화가 일어나게 된다.

1. 책상의 크기는 보다 작고 슬림해지며 이동이 편한 형태로 구성

2. 이동 서랍, 개인 책꽂이 등 개인 수납 공간의 최소화

3. 전원 공급, 배선 처리의 시스템화

4. 공간을 구획하는 파티션의 최소화

이처럼 스마트 오피스를 완성하기 위해서는 스마트 기기뿐만 아니라 스마트 퍼니처가 필수적인 요소가 된다.

스페인 브랜드 Actiu의 Prisma 시리즈

두껍고 높은 파티션을 걷어내고 시야가 개방된 낮은 스크린을 적용하였다. 수납 공간도 최소화해서 전체적으로 시원하고 가벼운 분위기를 연출하게 된다.

캐나다 브랜드 Teknion의 Interpret 시리즈

혹은 전면 스크린 마저 생략하여 마주 않은 사람과 바로 커뮤니케이션이 가능하다.

퍼시스의 BeConn 시리즈

회의를 할 때에는 정보를 공유할 수 있는 기기와 시스템이 적극적으로 활용된다.

스페인 브랜드 Actiu의 Longo 시리즈

공간의 제약, 경계를 허무는 개념으로 각 개인이 보다 업무에 집중할 수 있고 효과적인 업무를 수행할 수 있는 곳이 최상의 사무실일 것이다. 사무실은 보다 개방적이고 편안한 형태를 추구하게 되며 휴게와 회의, 회의와 개인 업무가 가능한 복합 공간으로 변화하게 된다.

퍼시스 enAble 시리즈

이러한 변화는 단순 업무 환경의 변화가 아니라 사무실 운영비 절감과 생산성 향상을 가져온다. 먼저 개인 공간이 작아지면서 한정된 공간에서 더 많은 인원이 근무 할 수 있게 된다. 산업 전반에 걸쳐 생산직 근로자의 비율은 감소하는 반면, 사무직 종사자의 비율은 증가하고 있는데 스마트 퍼니처는 이러한 변화 속에서 요구되는 공간 효율성을 최대한 구현할 수 있는 요소로 작용한다.

구글 사무실 내 업무 또는 휴게 공간

또한 수많은 정보의 홍수와 과도한 업무에 피로감을 느끼는 직원들을 위해 편안하고 자유롭게 시간을 보낼 수 있고, 집중력 향상을 위해 언제든지 재충전 할 수 있는 공간을 필요로 한다. 스마트 오피스 시스템으로 인해 업무 공간의 축소와 비용 절감이 이루어지면서 상대적으로 휴게 공간에 대한 투자를 늘릴 수 있게 되었다. 특히 휴게 공간은 단순히 휴식을 위한 공간을 넘어 언제든지 개인 업무와 쇼규모 회의, 협업 활동이 이루어질 수 있는 복합 공간으로 진화하여 공간 활용도와 업무 능률을 향상시킨다.

구글 사무실 내 업무 또는 휴게 공간

현재의 스마트 워크는 기술의 발달이 가장 큰 영향인 것은 부정하기 힘들 것이다. 하지만 개인의 업무 성취, 구성원 간의 소통과 공감, 기업 가치의 상승이 더불어 이루어져야만이 진정한 의미로서의 스마트 워크, 스마트 오피스라고 할 수 있을 것이다.

작성_오름앤컴퍼니